Miért elengedhetetlen a székhely?
Minden vállalkozás számára, legyen az betéti társaság (Bt.), korlátolt felelősségű társaság (Kft.) vagy más jogi forma, kötelező egy hivatalos székhellyel rendelkezni. Ez az alapítás feltétele, és a későbbiekben sem maradhat a vállalkozás székhely nélkül.
A székhely a cég hivatalosan bejegyzett címe és egyben levelezési címe is. Ide érkeznek a hivatalos iratok és hatósági értesítések. Amennyiben egy küldeményt a székhelyre kézbesítenek, az hivatalosan átvettnek minősül, függetlenül attól, hogy a címzett ténylegesen kézhez kapta-e azt. Ezt a jogi elvet nevezzük kézbesítési fikciónak.
A székhely lehet:
- Saját tulajdonú ingatlan,
- Bérelt ingatlan,
- Szívességi használatra biztosított ingatlan,
- Székhelyszolgáltatónál bejegyzett cím.
Mit takar a székhelyszolgáltatás?
Ha a vállalkozás tulajdonosai nem kívánják saját vagy bérelt ingatlanjukat székhelyként használni, lehetőségük van székhelyszolgáltatást igénybe venni. Ez azt jelenti, hogy egy erre szakosodott cég biztosítja a hivatalos székhelyet a vállalkozás számára.
Fontos megjegyezni, hogy a székhelyszolgáltatás nem azonos egy iroda bérlésével. Az igénybe vevő vállalkozás a megadott székhelycímet nem használhatja napi működéséhez, csupán adminisztratív célokra szolgál.
Hogyan kezelik a hivatalos levelezést?
A székhelyszolgáltató legfontosabb feladata, hogy biztosítsa a vállalkozás hivatalos elérhetőségét a megadott címen. Ennek részeként:
- Átveszi a cég részére érkező hivatalos küldeményeket,
- 1 munkanapon belül értesíti az ügyfelet a beérkezett levelekről,
- A kézbesítés időpontja a székhelyszolgáltató általi átvétel időpontjával azonos, ami jogi szempontból kiemelt jelentőségű.
A gyors értesítés és a határidők betartása kulcsfontosságú, mivel a jogi és pénzügyi következmények elkerülése érdekében a cégnek időben kell reagálnia a hivatalos megkeresésekre.
Mire figyelj a székhelyszolgáltatás kiválasztásakor?
A megfelelő székhelyszolgáltató kiválasztása során több szempontot is érdemes figyelembe venni:
- Ingatlan jogi helyzete: A székhelyszolgáltatás csak olyan ingatlanban működhet, amely a szolgáltató kizárólagos tulajdonában van, vagy amelyre a földhivatali bejegyzés szerint használati joga van.
- Szerződéskötés: A székhelyszolgáltatásról szóló szerződést írásban kell rögzíteni. A szerződés általában határozatlan idejű, kivéve, ha maga a vállalkozás is határozott időre jött létre.
- Felmondási feltételek: A megállapodás az első évben főszabály szerint nem mondható fel rendes felmondással.
- Iratmegőrzés: A szerződésben meg kell jelölni, hogy a cég mely dokumentumokat kíván a székhelyszolgáltatónál őrizni. Ezek közé tartoznak a cégiratok, hatósági engedélyek, adóhatósági bejelentések és számviteli beszámolók.
- Adóhatósági bejelentés: A székhelyszolgáltatónak be kell jelentkeznie a Nemzeti Adó- és Vámhivatalnál (NAV). Ha ezt elmulasztja, a NAV a vállalkozást szólítja fel a székhely jogszerűségének igazolására. Amennyiben ezt nem teljesítik időben, az adószám törléséhez vezethet.
- Cégtábla kihelyezése: A székhelyszolgáltató köteles biztosítani, hogy a vállalkozás neve és cégtáblája az ingatlan közterületről jól látható helyen legyen elhelyezve.
- Iratátadás szerződés megszűnésekor: A szolgáltató a szerződés megszűnése után köteles visszaszolgáltatni az ügyfél által ott tárolt dokumentumokat.
