A gazdasági életben számos olyan helyzet adódik, amikor egy vállalkozás aktuális vagyoni, pénzügyi helyzetének pontos ismerete elengedhetetlen. Ilyenkor nem elegendő a korábban elfogadott éves beszámoló, hanem szükség van egy frissebb, megbízható kimutatásra, amely a vállalkozás adott időpontban fennálló állapotát tükrözi.
Fogalma és célja
A közbenső mérleg egy célhoz kötött, időközi pénzügyi kimutatás, amelyet jellemzően olyan fontos döntések megalapozására készítenek, mint az osztalékelőleg fizetése, átalakulás, tőkehelyreállítás vagy tőkeleszállítás. Míg az éves beszámoló az üzleti év egészét lezárja, addig ez a dokumentum az aktuális vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetről ad képet.
Elsődleges célja, hogy a tulajdonosok, hitelezők és más érintettek számára valós információkat nyújtson a vállalkozás helyzetéről, és biztosítsa, hogy a gazdasági döntések megalapozottak legyenek.
Jogszabályi háttér
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számviteli törvény) 21. §-a részletesen szabályozza az elkészítésének feltételeit. A törvény szerint mindig egy konkrét fordulónapra kell összeállítani, amely nem lehet korábbi, mint a legutolsó lezárt üzleti év mérlegfordulónapját követő nap. Az adott napig bekövetkezett összes gazdasági eseményt figyelembe kell venni, és a beszámoló készítésére vonatkozó számviteli szabályok szerint kell összeállítani.
Az elkészítés során kötelező támaszkodni az analitikus és főkönyvi nyilvántartásokra, valamint a leltárra. Fontos, hogy a mérlegtételek értékelése az év végi értékelési előírások szerint történjen, például az értékvesztés, céltartalék-képzés, időbeli elhatárolások elszámolásával. A leltárban pontosan dokumentálni kell a vagyonelemek aktuális állományát, valamint az értékelési korrekciók számításait és alátámasztását is.
Fontos elv, hogy a könyvviteli nyilvántartásokat folyamatosan kell vezetni, azokat nem lehet lezárni. A szükséges korrekciók kizárólag ebben a kimutatásban jelenhetnek meg, a könyvelésben nem.
Ha a vállalkozás éves beszámolója könyvvizsgálatra kötelezett, a törvény szerint ezt a kimutatást is kötelező könyvvizsgáltatni.
A közbenső mérleg gyakorlati jelentősége
Különösen fontos szerepet játszik osztalékelőleg fizetésénél, hiszen ilyen döntést csak akkor lehet hozni, ha az alátámasztja, hogy a társaság saját tőkéje a kifizetés után sem csökken a jegyzett tőke alá. A Polgári Törvénykönyv és a társasági jog előírásai szerint tehát osztalékelőleg fizetéséhez szükséges egy olyan mérleg, amely aktuálisan mutatja be a társaság helyzetét.
Szintén elengedhetetlen tőkeleszállítás, tőkehelyreállítás, illetve társasági átalakulások során. Ezekben az esetekben a pontos vagyoni helyzet bemutatása nemcsak a tulajdonosok, hanem a hitelezők és hatóságok számára is alapvető elvárás.
A saját tőkével való kapcsolata
Számos esetben a jogszabályok a saját tőke meghatározásától tesznek függővé egyes döntéseket. Ilyenkor a társaságnak a legutóbbi beszámoló, illetve ha készült, az időközi mérleg szerinti saját tőkét kell figyelembe vennie.
Fontos előírás, hogy ezek a dokumentumok legfeljebb hat hónapig vehetők figyelembe a saját tőke alátámasztására. Így biztosított, hogy a vállalkozás mindig friss adatok alapján döntsön fontos pénzügyi kérdésekben.
Közbenső mérleg elkészítésének lépései
Az első lépés a fordulónap kijelölése, amelynek közel kell esnie a gazdasági esemény időpontjához, ugyanakkor időt kell hagynia a könyvelési és adminisztrációs feladatokra is. Ezt követően a könyvviteli nyilvántartásokat naprakésszé kell tenni, vagyis rögzíteni minden, addig bekövetkezett gazdasági eseményt.
Egy másik fontos lépés a leltár összeállítása, amely minden eszközre és forrásra kiterjed, és figyelembe veszi a törvényben előírt értékelési szempontokat, például az értékvesztést vagy a céltartalékokat.
Miután a leltár és az értékelési korrekciók elkészültek, következhet maga a mérleg összeállítása a Számviteli törvény szerinti formában. Amennyiben szükséges, a könyvvizsgáló is ellenőrzi és hitelesíti. Végül a tulajdonosok (taggyűlés vagy közgyűlés) jóváhagyása szükséges, amely után a társaság meghozhatja az adott gazdasági döntést.
